20.06.2025
Catering fürs Sommerfest – dein Rundum-Sorglos-Plan!
Inhaltsverzeichnis
Sommerfest-Catering: Was du VOR der Buchung klären musst
Bevor du ein Angebot einholst, solltest du einige grundlegende Dinge klären, sonst kann es schnell teuer oder chaotisch werden. Wie viele Gäste kommen? Was darf es pro Kopf kosten? Und wie unterschiedlich muss das Catering bei einer lockeren Gartenparty im Freundeskreis im Vergleich zu einem Sommerfest mit Geschäftspartnern aussehen? Auch Sonderwünsche, wie beispielsweise veganes Barbecue oder glutenfreie Desserts, solltest du direkt ansprechen, denn je früher, desto entspannter läuft es. Eine praktische Checkliste gibt es auch.
5 Fragen, die du jetzt klären solltest:
1. Brauche ich Service-Personal oder reicht Lieferung?
Lieferung spart Geld, aber wer baut auf, grillt, serviert oder räumt ab? Ohne Helfer:innen bleibt das schnell an dir hängen und du willst ja auch mal anstoßen können.2. Wer bringt Geschirr, Besteck und Grill-Equipment mit?
Nicht jeder Caterer stellt alles. Frag konkret nach: Kommt das Buffet in Einwegboxen oder gibt’s Platten, Warmhaltebehälter und richtiges Geschirr?3. Gibt’s Gäste mit Allergien oder speziellen Wünschen?
Ob vegan, glutenfrei oder nussfrei – je früher du das kommunizierst, desto besser kann der Caterer planen. Mindestens ein veganes Hauptgericht sollte heute Standard sein.4. Was passiert bei Regen?
Vor allem bei Outdoor-Events ein Muss: Gibt’s Zelte, Überdachungen oder einen Plan B fürs Buffet? Sonst wird’s schnell matschig und das nicht nur beim Kartoffelsalat.5. Gibt’s eine Notfallnummer am Eventtag?
Klingt banal, ist aber Gold wert. Wer ist erreichbar, wenn’s brennt – also sinnbildlich. Oder wortwörtlich. Die Nummer gehört in dein Handy und den Ablaufplan.
So findest du dein Sommerfest-Catering
Vergiss endlose Google-Suchen, Excel-Listen und verstreute E-Mails – mit eventcatering.com findest du nicht nur den passenden Caterer, sondern planst dein gesamtes Sommerfest zentral, schnell und ohne Stress. So geht’s:
Caterer finden – in 5 einfachen Schritten
1. Wunschregion eingeben & Catering-Art wählen
Ob BBQ in Hamburg oder Flying Buffet in München – gib einfach deine Region
ein und wähle die passende Catering-Art aus. Du kannst gezielt nach Buffet, Menü, Foodtruck oder Spezialwünschen wie vegan, halal oder bio filtern.
2. Angebote vergleichen mit echten Bildern & Infos
Die Anbieter zeigen echte Fotos von vergangenen Events – so bekommst du ein realistisches Bild von Stil, Qualität und Präsentation.
3. Favoritenliste anlegen & organisieren
Interessante Caterer einfach mit einem Klick zur Favoritenliste hinzufügen – ideal, wenn du mehrere Optionen vergleichen willst oder dich noch nicht direkt entscheiden möchtest.
4. Mehr als nur Catering: Locations & Dienstleister gleich mitplanen
Du brauchst nicht nur Essen, sondern auch eine passende Location, Deko, Technik oder Personal? Kein Problem: Über die Eventverwaltung kannst du auch direkt passende Locations über eventlocations.com und Event-Dienstleister über eventbook.com anfragen – alles zentral organisiert, alles auf einen Blick.
5. Alles im Griff mit der Eventverwaltung
Deine gesamte Eventplanung läuft zentral in deinem Nutzerkonto: Angebote verwalten, Favoriten checken, Buchungen im Blick behalten – sogar Änderungen oder Rückfragen kannst du direkt über das System klären. So bleibt alles strukturiert, egal ob du privat planst oder ein Firmen-Sommerfest organisierst.
Tipp: Schau dir die Fotos genau an! Echte Event-Schnappschüsse sagen oft mehr als perfekt gestylte Stockbilder. Achte auf Antwortzeiten in den Bewertungen. Wer zuverlässig kommuniziert, ist auch am Eventtag ein sicherer Partner.
Kostenfallen beim Sommerfest-Catering – was du vorher wissen musst
Nicht jeder Preis ist so transparent, wie er scheint. Achte deshalb auf versteckte Gebühren wie Anfahrtspauschalen, Mindestumsätze oder Zusatzkosten für Stromanschlüsse und Equipment. Gerade bei kleineren Feiern kann ein hoher Mindestumsatz den finanziellen Rahmen sprengen. Frag deshalb gezielt nach, welche Leistungen enthalten sind und was extra berechnet wird.
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1. Anbieter aus der Region wählen:
Spart Fahrtkosten und das kann gerade bei ländlichen Locations einiges ausmachen. - 2
2. Catering-Art passend wählen:
Ein Buffet oder BBQ ist oft günstiger als ein gesetztes Menü mit Service-Personal. - 3
3. Equipment selbst klären:
Manche Locations stellen Geschirr, Kühlschränke oder Strom – das kann Caterer-Kosten reduzieren. - 4
4. Mindestumsatz beachten:
Wenn du mit 30 Gästen planst, aber der Anbieter erst ab 60 rechnet, lohnt sich ein zweiter Blick auf die Mindestanforderungen. - 5
5. Menü smart zusammenstellen:
Saisonale & regionale Zutaten sind meist günstiger als aufwendige Spezial-Imports. - 6
6. Klar und früh kommunizieren:
Änderungen kurz vor dem Event kosten oft extra. Wer früh alle Details nennt, spart bares Geld. - 7
7. Angebote vergleichen:
Nicht nur auf den Endpreis schauen. Was ist inklusive? Gibt’s versteckte Posten im Kleingedruckten?
Typische Zusatzkosten:
• Anfahrtspauschalen (oft nach Kilometern gestaffelt)
• Mindestumsatz (z. B. erst ab 1.000 € buchbar)
• Stromanschluss & Wasserzugang
• Auf- & Abbau, Reinigung
• Leihgebühren für Geschirr, Gläser, Möbel
• Wochenend- oder Feiertagszuschläge
• Extra-Kosten bei spontanen Änderungen (z. B. mehr Gäste)
Frag nach einem Gesamtpreis mit allen Nebenkosten – am besten schriftlich. Und nutze unsere Checkliste zur Vorbereitung.
Vertrags-Check – was im Catering-Vertrag stehen muss
Bevor du unterschreibst, wirf unbedingt einen genauen Blick auf den Vertrag. Diese Punkte sollten auf keinen Fall fehlen:
✅ Stornobedingungen:
Bis wann kannst du kostenlos stornieren? Gibt es gestaffelte Gebühren, wenn du kurzfristig absagst oder verschieben musst?
✅ Zahlungsmodalitäten:
Wird eine Anzahlung fällig? Wann ist der Restbetrag fällig – vorab oder nach dem Event? Was passiert bei Änderungen der Gästezahl?
✅ Leistungen im Detail:
Was ist im Preis enthalten? Menü, Personal, Equipment? Gibt’s ein Limit bei Getränken oder Service-Zeiten?
✅ Sonderregelungen:
Was passiert bei höherer Gewalt (z. B. Unwetter)? Gibt es eine Schlechtwetter-Option?
Menüplanung: Leckere Ideen für jedes Sommerfest
Dein Sommerfest lebt vom Essen – also mach was draus! Die Trends für 2025 setzen auf DIY-Foodstations wie Tacos, Sushi oder Bowls statt klassischem Buffet. Auch Eiswagen mit Toppings-Bar sind echte Publikumsmagnete – vor allem bei heißen Temperaturen.
Beim Thema Getränke gilt: gut geplant ist halb serviert. Überleg dir frühzeitig, ob du auf Selbstbedienung oder Barkeeper setzt. Und dann: richtig kalkulieren! Ein bewährter Richtwert ist 3 Cocktails pro Person und mindestens 1,5 Liter Wasser – plus Eis-Reserve. Nichts killt die Stimmung schneller als lauwarme Drinks.
Auch an die Allerkleinsten und Allergiker denken:
Vegane und glutenfreie Alternativen gehören heute einfach dazu – und wenn sie lecker sind, freuen sich alle. Kindgerechte Snacks solltest du ab etwa 10 Kindern ebenfalls einplanen.
Das darf auf deiner Menü-Checkliste NICHT fehlen:
• Mindestens 1 veganes Hauptgericht (z. B. Pulled Jackfruit)
• Gut sichtbare Allergen-Hinweise
• Snacks, die auch die Kleinen glücklich machen
Mehr Inspiration gefällig? Dann wirf einen Blick in unseren Artikel Chill & Grill: Sommermenüs, mit denen du dein Team überraschst
Der große Logistik-Check: Vom Aufbau bis zur Abrechnung
Auch das beste Essen nützt nichts, wenn’s zu spät kommt oder nicht gekühlt ist. Deshalb gilt: Logistik klären – bevor’s brenzlig wird. Diese drei Punkte musst du auf dem Zettel haben:
Zeitplan:
Wann muss das Essen geliefert werden? Plane mit Puffer – besonders bei warmen Speisen. Ein genauer Ablaufplan für den Eventtag hilft allen Beteiligten, vom Caterer bis zur Location.
Equipment:
Wer bringt was mit? Kühlboxen, Mülltonnen, Geschirr – das sollte klar zugeteilt sein. Klär auch, wo Stromanschlüsse sind und ob du selbst was besorgen musst.
Notfallplan:
Was, wenn was schiefläuft? Hier drei typische Worst-Case-Szenarien – und was du dann tun kannst:
▪️ Caterer sagt ab?
→ Foodtruck mieten, fertige Platten aus dem Supermarkt pimpen – besser als gar nichts.
▪️ Technik-Panne?
→ Kühlbox streikt? Powerbanks oder mobile Kühlgeräte im Vorfeld bei einem Verleih sichern.
▪️ Wetter-Chaos?
→ Bei Regen hilft nur Plan B: Zelt organisieren oder Indoor-Alternative einplanen.
Mehr dazu findest du hier: Von Küche bis Aufbau: 7 Location-Details, die für gutes Catering entscheidend sind
Extras, die dein Sommerfest zum Highlight machen
Manchmal sind es die kleinen Ideen, die ein Event unvergesslich machen – gerade beim Sommerfest. Hier ein paar Extras, mit denen du bei deinen Gästen richtig punktest.
Deko mit Augenzwinkern:
Essbare Blüten auf dem Dessert, bunte Cocktailstationen mit Mini-Umbrellas oder eine thematische Buffet-Ecke mit Südsee-Vibes – kleine Details sorgen für große Wirkung.
After-Party-Snacks für die Spätschicht:
Nicht jeder ist beim Hauptgang satt. Denk an kleine Fingerfood-Klassiker für später – Wrap-Röllchen, Obstspieße oder Mini-Burger kommen immer gut an. Ideal für Nachtschwärmer und Tänzer:innen.
Interaktive Highlights für Gäste & Teams:
Eine DIY-Eisbar, bei der sich Gäste ihre Lieblingskombi selbst zusammenstellen können? Ein Grill-Workshop mit echten Profis oder sogar ein gemeinsames Eisstockschießen? Mit interaktiven Elementen wird dein Sommerfest mehr als nur Essen und Musik.
Noch mehr Ideen findest du auf eventbook.com – zum Beispiel im Artikel Wow-Effekt garantiert: Diese Dienstleister machen dein Sommerfest besonders. Oder du lässt dich direkt von echten Eventdienstleistern inspirieren.
In 3 Schritten zum stressfreien Sommerfest-Catering
Planen – Buchen – Genießen. Mehr braucht es nicht, wenn du weißt, worauf’s ankommt. Mit dem richtigen Caterer, einem klaren Ablaufplan und ein paar cleveren Extras wird dein Sommerfest nicht nur lecker, sondern unvergesslich.
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