02.06.2025
Von Küche bis Aufbau: 7 Location-Details, die für gutes Catering entscheidend sind
Inhaltsverzeichnis
Fehler 1: Kein Platz fürs Buffet, Team oder Equipment
Klingt banal, ist aber einer der häufigsten Stolpersteine: Die Location sieht groß aus, aber sobald Buffet, Technik und Personal da sind, wird’s eng.
Das führt zu langen Wartezeiten, chaotischem Ablauf und gestresstem Service. Und leider bleibt genau das bei Gästen hängen und nicht das großartige Essen.
Catering braucht Raum. Und zwar nicht nur für das Essen, sondern für alles drumherum:
Vorbereitungstische oder separate Arbeitsflächen
Genug Platz fürs Buffet inkl. Laufwege der Gäste
Rückzugsbereich für das Catering-Team
Ablageflächen für Leergut, Equipment, Nachschub
Zugang für Reinigung oder Müllentsorgung
Tipp:
Sprich mit dem Caterer über den Platzbedarf beim Catering und prüfe vor Ort, ob das realistisch abbildbar ist. Wenn das Buffet in eine Ecke gequetscht wird oder das Personal sich durch die Tanzfläche kämpfen muss, leidet der ganze Servicefluss.
Ein durchdachtes Raumkonzept gehört zu den Basics bei der Catering Organisation.
Wenn du eine Location fürs Event auswählst, achte nicht nur auf Optik und Sitzplätze, sondern auf die Arbeitsbedingungen für dein Team hinter den Kulissen.
Fehler 2: Keine oder unzureichende Stromversorgung und das Buffet wird kalt
Gerade bei größeren Events oder besonderen Anforderungen (wie Wärmelampen, Kühlboxen, mobile Kochstationen oder Lichteffekten) ist der Strombedarf hoch und oft völlig unterschätzt.
Viele Locations kommunizieren nur „normale Stromversorgung“, was wenig aussagt.
Das solltest du bei der Catering Vorbereitung immer klären:
Gibt es Starkstrom? Wenn ja, wie viele Anschlüsse und wo?
Welche Leistung (in kW) steht zur Verfügung?
Gibt es eigene Stromkreise für Küche, Technik & Musik?
Werden Verlängerungskabel, Verteiler etc. gestellt?
Lass dir von der Location einen Technikplan schicken und leite ihn direkt an den Caterer weiter. So lassen sich Probleme im Vorfeld abfangen und du wirkst professionell bis in die Kabeldose.
Ohne zuverlässige Stromversorgung wird selbst das beste Catering zum Risikofaktor.
Die Catering Location beachten heißt eben auch: Energieversorgung aktiv mitplanen, sonst fließt nur Schweiß, aber kein Strom.
Fehler 3: Keine Kühlung, keine Küche, kein Wasseranschluss – willkommen im Notfallmodus
Das Menü steht, das Timing ist perfekt und dann erfährst du: Es gibt weder eine Küche, noch Kühlmöglichkeiten. Oder schlimmer: keinen Wasseranschluss. Willkommen im Improvisations-Desaster.
Viele Locations gehen davon aus, dass Caterer alles mitbringen. Aber selbst Profis brauchen gewisse Basics, sonst steht die ganze Planung auf der Kippe.
Diese Punkte solltest du bei der Auswahl der Eventlocation fürs Catering unbedingt klären:
Gibt es eine Küche oder zumindest einen Vorbereitungsraum?
Gibt es Kühlmöglichkeiten (Kühlschränke, Kühlräume, Eistruhen)?
Gibt es einen Wasseranschluss mit fließend warmem Wasser?
Wie ist der Zugang – ebenerdig, über Treppen, getrennt vom Gastbereich?
Lass dir Bilder der Küche zeigen oder schau sie dir persönlich an. Und: Nicht jeder Wasseranschluss ist automatisch auch trinkwassertauglich oder gastronomisch nutzbar.
Gerade bei Firmenevents, Sommerhochzeiten oder Veranstaltungen mit Fleisch/Fisch kann fehlende Kühlung das ganze Menü gefährden und damit den Erfolg der Veranstaltung massiv beeinträchtigen.
Wer die Küche der Eventlocation checkt, plant nicht nur besser, sondern rettet im Zweifel das ganze Event.
Fehler 4: Schlechte Anliefermöglichkeiten & kein Zeitpuffer
Du hast den perfekten Ablauf geplant.
Gäste kommen an, Aperitif läuft, das Buffet soll pünktlich starten, aber der Caterer hängt im Hof fest, weil der Zugang versperrt ist. Ergebnis: Hektik, Verspätung, lauwarmes Essen.
Die Logistik beim Event wird oft unterschätzt – gerade bei Locations, die in Innenstädten, auf Gutshöfen oder schwer zugänglichem Gelände liegen.
Was auf dem Plan reibungslos aussieht, scheitert in der Praxis oft an zu engen Zeitfenstern, fehlenden Ladezonen oder unklaren Anfahrtswegen. Wenn dein Dienstleister erstmal mit einer Sackgasse kämpft, statt mit seinem Aufbau, kostet das nicht nur Zeit, sondern Nerven und am Ende Qualität.
Diese Fragen solltest du bei der Eventplanung fürs Catering stellen:
Gibt es eine direkte Anlieferzone? Wie weit ist der Weg zum Aufbauort?
Gibt es Aufzüge oder müssen Treppen eingeplant werden?
Wie viel Zeit steht realistisch für Aufbau & Vorbereitung zur Verfügung?
Gibt es Einschränkungen bei Lieferzeiten, Zufahrten oder Parkplätzen?
Plane die Anlieferung beim Catering nicht wie einen Handgriff – sondern wie eine eigene Mini-Logistik. Und hol dir direkt vom Caterer ein realistisches Zeitfenster. Viele Probleme entstehen, weil Anfahrt + Aufbau zu optimistisch geplant werden.
Denn wer denkt, Catering sei nur Essen liefern, vergisst: Dahinter steckt ein ganzer Ablauf – und der muss zur Location passen, sonst kippt der Zeitplan.
Fehler 5: Müll, Reinigung, Entsorgung? Nicht geregelt und du stehst im Chaos
Der letzte Gast ist gegangen, die Band packt ein – und das Buffet ist abgeräumt. Nur… wohin mit den Resten? Die Mülltonnen sind voll, keiner fühlt sich zuständig und die Location will am liebsten, dass alles sofort besenrein übergeben wird.
Wenn du das nicht vorher klärst, stehst du am Ende wortwörtlich im Müll.
Catering endet nicht mit dem Dessert. Auch die Entsorgung, Reinigung und Nachbereitung müssen Teil der Planung sein – und zwar gemeinsam mit der Location.
Diese Punkte solltest du bei der Catering Location beachten:
Wer ist für die Entsorgung des Mülls zuständig – Caterer oder Location?
Gibt es ausreichend Tonnen / Container vor Ort?
Wird Mülltrennung erwartet? (Stichwort: Nachhaltigkeit)
Wie sieht es mit Reinigung der Küche / Vorbereitungsfläche aus?
Fallen zusätzliche Gebühren an, wenn etwas „nicht ordentlich genug“ ist?
Geh das Thema aktiv an – auch wenn’s unsexy ist. Ein kurzes Gespräch mit der Location im Vorfeld (plus ein Absatz im Vertrag) erspart dir peinliche Diskussionen, Extrakosten oder Nachtschichten.
Denn wer eine erfolgreiche Veranstaltung will, muss das Ende genauso gut planen wie den Anfang. Und bei Events mit vielen Gästen ist die Catering-Organisation nur dann rund, wenn auch der letzte Teller seinen Platz findet.
Fehler 6: Strikte Regeln & Auflagen, die nicht kommuniziert wurden
Alles läuft – bis jemand von der Location sagt:
„Offenes Feuer ist hier nicht erlaubt.“
Und da stehen sie: die Caterer mit ihren Chafing Dishes, Grillplatten oder der Flambierstation. Panik, Improvisation, Stimmung im Keller.
Viele Locations haben Hausregeln, Brandschutzauflagen oder technische Einschränkungen, die nicht offen auf der Website stehen und gerne erst am Eventtag kommuniziert werden. Für Caterer kann das den ganzen Ablauf torpedieren.
Was eigentlich ein kulinarisches Highlight sein sollte, wird so zur Notlösung mit kaltem Buffet und hitziger Stimmung.
Diese Punkte solltest du bei der Planung eines Caterings in einer Eventlocation immer abfragen:
Gibt es ein Verbot für Gas, offenes Feuer oder bestimmte Geräte?
Sind nur bestimmte Stromquellen erlaubt?
Gibt es Auflagen zu Lärm, Geruch oder Belüftung?
Muss die Küche danach „in Urzustand“ zurückgegeben werden?
Dürfen externe Dienstleister überhaupt alles frei nutzen?
Erstell dir eine eigene Mini-Eventlocation Checkliste für Catering mit den wichtigsten Punkten und hake sie bei jeder Besichtigung ab. Je klarer du weißt, was erlaubt ist, desto entspannter kannst du mit Dienstleister:innen planen ohne böse Überraschungen.
Catering heißt nicht nur liefern, sondern auch anpassen. Und das geht nur, wenn du die Spielregeln der Location kennst. Sonst wird aus dem perfekten Menü eine spontane Notlösung.
Fehler 7: Kein Briefing, keine Absprachen, keine Verantwortung
Der Caterer kommt an, weiß von nichts. Die Location sagt, sie hätten alles weitergegeben. Und du? Bist mal wieder die Schnittstelle, die alles kitten muss, obwohl du dachtest, das wäre längst geklärt.
Fehlende Kommunikation ist einer der größten Stressfaktoren bei der Planung einer Veranstaltung. Gerade beim Catering führt das zu verpassten Zeiten, doppeltem Aufwand und Unmut auf allen Seiten.
Was oft fehlt:
Wer brieft den Caterer – du oder die Location?
Welche Infos müssen zwingend weitergegeben werden?
Gibt es einen Zeitplan für Auf- und Abbau?
Wer ist wann vor Ort und ansprechbar?
Was passiert bei Planänderungen oder Verzögerung?
Mach ein kurzes, schriftliches Briefing für alle Beteiligten. Eine Seite reicht.
Darin: Ansprechpartner:innen, Zeitplan, Aufbauweg, Technik, Rückfragen.
Am besten im PDF und ein paar Tage vor dem Event an alle raus.
Erfolgreiche Events entstehen nicht nur durch gutes Essen, sondern durch gutes Zusammenspiel. Und je klarer die Infos fließen, desto besser läuft’s. Wenn du den gesamten Prozess im Blick hast, kannst du auch mal spontan einspringen – musst es aber nicht dauernd tun.
Gutes Catering beginnt bei der Location
Du kannst den besten Caterer buchen, das beste Menü wählen und den perfekten Zeitplan aufstellen – wenn die Location nicht mitspielt, bringt all das wenig.
Ob Strom, Platz, Wasser oder Müll: Damit das Catering läuft, musst du beim Event planen von Anfang an auch an die Bedingungen vor Ort denken. Und genau da trennt sich die Hobby-Orga von echter Eventplanung mit Weitblick.
Wenn du künftig Fehler beim Catering vermeiden willst, denk an diese 7 Punkte und sprich sie offen mit Location und Dienstleister:innen durch. Denn nur wenn alle dieselben Infos haben, wird aus guter Planung ein echtes Erlebnis.
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