So klappt das Sommerfest-Catering – 7 Fehler, die du vermeiden solltest

Ein warmer, sonniger Tag scheint ideal für ein Sommerfest, doch heiße Temperaturen können für empfindliche Speisen schnell zur echten Gefahr werden. Ohne ausreichenden Schutz oder Kühlung verlieren die Lebensmittel nicht nur ihre ansprechende Optik, sondern verderben auch schneller. Im schlimmsten Fall können sie gesundheitliche Risiken mit sich bringen. Besonders gefährdet sind Fisch- oder Fleischplatten, Eierspeisen, Salate mit Mayonnaise und Desserts mit Sahne.

Die Lösung: Sorge für ein durchdachtes Kühlkonzept, das zur Location und zur Art des Caterings passt. Isolierte Transportbehälter, gekühlte Buffetplatten oder ein schattiger Standort des Caterings (etwa unter Zelten oder Pavillons) sind bei sommerlichen Temperaturen Pflicht. Auch die Speisenauswahl sollte zur Jahreszeit passen. Bei hohen Temperaturen sind leichte Gerichte und Desserts ohne leicht verderbliche Zutaten nicht nur sicherer, sondern kommen auch besser bei den Menschen an.

Gerade bei hohen Temperaturen ist eine ausreichende Versorgung mit Getränken das A und O – doch genau hier wird bei vielen Sommerfesten gespart oder zu einseitig geplant. Alkoholische Getränke stehen oft im Fokus, während alkoholfreie Alternativen oder schlichtweg Wasser schnell in den Hintergrund geraten. Die Folge sind dehydrierte Gäste, Kreislaufprobleme oder eine angespannte Stimmung, gerade, wenn die Hitze über die Veranstaltung hinweg anhält.

Die Lösung: Sorge für ausreichend gut erreichbare Trinkstationen, die über das gesamte Gelände verteilt sind. Wasser sollte jederzeit und in großen Mengen verfügbar sein. Ideal sind große Wasserspender, die sich zum Beispiel mit frischer Zitrone und Minze aufpeppen lassen. Das sorgt für sommerlichen Flair und erfrischenden Geschmack. Ergänzend bieten sich gekühlte, alkoholfreie Getränke wie Eistee, Schorlen oder Infused Water an. Mobile Bars oder Selbstbedienungsstationen helfen, lange Wartezeiten zu vermeiden, und laden die Gäste ein, sich unkompliziert selbst zu bedienen.

Die Nachfrage nach pflanzenbasierter Ernährung wächst stetig und das längst nicht nur bei überzeugten Veganer:innen. Immer mehr Menschen achten auf ihre Ernährung und entscheiden sich aus gesundheitlichen, ethischen oder ökologischen Gründen bewusst für vegetarische oder vegane Speisen. Werden diese Bedürfnisse beim Catering des Sommerfests ignoriert, fühlen sich manche Gäste schnell ausgeschlossen. Das kann nicht nur zu Frust führen, sondern auch dem Image der Veranstaltung schaden.

Die Lösung: Plane von Anfang an eine breite kulinarische Auswahl ein. Neben klassischen Fleischgerichten solltest du auf frische, kreative und vollwertige vegane oder vegetarische Alternativen setzen. Beliebt sind beispielsweise farbenfrohe Bowls mit saisonalem Gemüse, ein separater Gemüsegrill oder pflanzliche Dips wie Hummus oder Guacamole. Achte auch auf abwechslungsreiche Beilagen, damit alle Gäste auf ihre Kosten kommen.

Ein zu knapp bemessenes Buffet sorgt für enttäuschte Gäste, während zu große Mengen unnötige Kosten und Lebensmittelverschwendung nach sich ziehen. Eine durchdachte Mengenplanung ist daher besonders bei offenen Buffets, Foodtrucks oder Selbstbedienungskonzepten unerlässlich. Auch der Ablauf der Veranstaltung spielt eine wichtige Rolle: Wann wird gegessen? Wie aktiv ist das Programm? Wie lange dauert die Veranstaltung?

Die Lösung: Kläre möglichst frühzeitig, wie viele Gäste teilnehmen werden, welche Essgewohnheiten oder Unverträglichkeiten sie haben und wie der Ablauf der Veranstaltung sein wird. Besonders im Sommer ist es wichtig, auf passende Speisen und Mengen zu achten. Sprich unbedingt mit deinem Caterer und frage ihn nach Erfahrungsberichten zu ähnlichen Veranstaltungen. Das hilft dir, realistisch zu planen. Bei mehrgängigen Menüs ist eine exakte Kalkulation einfacher, während bei offenen Konzepten eine Pufferkalkulation empfehlenswert ist. Das gilt besonders, wenn du beim sommerlichen Buffet auf Nummer sicher gehen willst.

Der Caterer ist gebucht, die Gäste sind geladen, aber es fehlt an Strom, Wasser oder geeigneten Aufbauflächen? Solche logistischen Lücken treten immer wieder auf, wenn die Abstimmung zwischen Location, Dienstleistern und Veranstaltern fehlt. Besonders mobile Konzepte wie Foodtrucks stellen spezielle Anforderungen, zum Beispiel an Zufahrtswege, ebenen Untergrund und Anschlüsse.

Die Lösung: Beziehe die Location und alle beteiligten Dienstleister frühzeitig in deine Planung ein. Kläre, welche Anschlüsse (Strom, Wasser, Gas), Wege und Flächen vorhanden sind und was eventuell noch organisiert werden muss. Auch Dinge wie die Anlieferung, Lagerflächen, Abfallentsorgung oder die Positionierung von Buffetstationen sollten abgestimmt sein.

Das Catering ist schön, aber es fehlt Personal, um für Nachschub zu sorgen, die Tische abzuräumen oder die Fragen der Gäste zu beantworten? Solche Engpässe führen schnell zu langen Wartezeiten, Stress im Veranstalterteam und einem unkoordinierten Ablauf. Besonders bei größeren Events sind ausreichend helfende Hände gefragt.

Die Lösung: Plane von Anfang an genügend Personal für den Aufbau, die Betreuung des Caterings während des Events und den Abbau ein. Neben Servicekräften können auch Helfer für Logistik oder Technik eingeplant werden. Bei Bedarf lässt sich zusätzliches Personal oft direkt über den Caterer buchen. So hast du professionelle Unterstützung vor Ort.

Sommerfeste leben vom Outdoor-Feeling, aber das Wetter spielt leider nicht immer mit. Ein plötzlicher Regenschauer, starker Wind oder drückende Hitze können nicht nur Speisen und Getränke gefährden, sondern dadurch auch die Gäste. Ein Catering-Setup ohne Schutz oder Flexibilität ist dabei besonders anfällig.

Die Lösung: Sichere das Buffet mit Zelten, Pavillons oder Sonnensegeln ab. Plane auch bei schönem Wetter eine Überdachung ein, nicht nur für Regen, sondern auch zum Schutz des Sommer-Essens vor der Sonne. Flexible Aufbauten, die bei Wetterumschwung leicht angepasst werden können, geben dir eine extra Sicherheit bei einer spontanen Wetterkrise.

Ein gelungenes Sommerfest-Catering entsteht nicht zufällig, sondern ist das Ergebnis sorgfältiger Planung und klarer Absprachen. Wer sich frühzeitig mit den zentralen Aspekten auseinandersetzt – von den unterschiedlichen Essgewohnheiten der Gäste über den Personalbedarf bis hin zum Wetterschutz –, schafft die Grundlage für ein Fest, dessen Catering in guter Erinnerung bleibt.

Das Catering umfasst weit mehr als nur die Auswahl des Essens für das Event. Es geht um Timing, Abläufe, die Kommunikation mit Dienstleistern und die Fähigkeit, flexibel auf unerwünschte Überraschungen zu reagieren. Wer hier vorausschauend denkt, erspart sich viel Stress und kann am Tag des Events selbst entspannt mitfeiern.